Model Pengadaan Terpusat vs Terdesentralisasi – Kelebihan dan Kekurangannya untuk Perusahaan di Indonesia
Banyak perusahaan Indonesia membuang ratusan juta per tahun hanya karena salah memilih model pengadaan.
Dalam kondisi dunia bisnis Indonesia yang semakin kompleks, fungsi pengadaan bukan lagi sekadar bagian administratif yang melayani permintaan barang dari tiap divisi. Pengadaan kini memegang posisi strategis dalam menjaga kelancaran operasional, efisiensi anggaran, dan daya saing perusahaan. Mulai dari perusahaan manufaktur, konstruksi, minyak dan gas, tambang, industri makanan, hingga bisnis multi-cabang seperti retail dan distribusi, keputusan mengenai bagaimana pengadaan dikelola dapat menentukan seberapa cepat perusahaan bergerak, seberapa besar biaya yang dapat dihemat, dan seberapa konsisten kualitas barang yang diterima oleh berbagai unit internal.
Namun, seiring pertumbuhan cabang dan kebutuhan operasional yang semakin beragam, perusahaan perlu menentukan model pengadaan yang paling sesuai untuk mereka. Dua model yang paling sering dibahas adalah pengadaan terpusat (centralized procurement) dan pengadaan terdesentralisasi (decentralized procurement). Keduanya menawarkan pendekatan yang sangat berbeda dalam hal kontrol, fleksibilitas, dan kecepatan eksekusi. Bahkan, semakin banyak perusahaan menerapkan model hybrid yang menggabungkan dua pendekatan ini agar bisa mendapatkan keunggulan dari keduanya.
Sebelum menentukan pilihan, penting untuk memahami terlebih dahulu bagaimana situasi umum perusahaan Indonesia dalam pengadaan, tantangan-tantangan yang sering muncul, serta implikasi strategisnya bagi operasional dan keuangan.
Realitas Pengadaan Perusahaan di Indonesia
Di banyak perusahaan Indonesia, terutama yang memiliki beberapa lini bisnis atau cabang tersebar, kebutuhan pengadaan tidak pernah seragam. Cabang di Medan mungkin membutuhkan spare part mesin produksi yang sangat spesifik dan harus datang cepat. Sementara itu, unit di Surabaya membutuhkan alat keselamatan dengan fitur berbeda, dan cabang Jakarta membutuhkan peralatan maintenance rutin. Meskipun semuanya termasuk kategori kebutuhan “penting”, urgensi, spesifikasi, serta konteks penggunaannya sangat bervariasi.
Kondisi ini membuat tim procurement harus menghadapi beberapa tantangan sekaligus: memastikan kualitas barang tetap konsisten, menjaga stok yang cukup untuk mendukung operasional, mengendalikan biaya pembelian, serta memastikan bahwa semua barang berasal dari supplier terpercaya dan memiliki legalitas resmi. Dalam praktiknya, hal ini tidak mudah.
Tidak sedikit perusahaan yang mengalami masalah akibat proses pengadaan yang tidak efisien atau tidak terstandarisasi. Misalnya:
- Cabang-cabang membeli produk berbeda dari vendor berbeda sehingga harga tidak efisien.
- Unit bisnis tertentu membeli barang tanpa mengecek legalitas produk atau izin distribusi.
- Terdapat perbedaan kualitas yang signifikan antara barang yang diterima cabang A dan cabang B.
- Approval pengadaan menjadi sangat panjang karena seluruh permintaan dikirim ke kantor pusat.
- Dokumen pengadaan tidak terdokumentasi dengan rapi sehingga sulit melakukan audit.
Situasi ini diperparah ketika perusahaan melakukan ekspansi. Semakin besar perusahaan, semakin besar pula tantangan koordinasi antar-unit, dan semakin penting peran procurement untuk menjadi sistem yang terintegrasi dan strategis.
Maka dari itu, banyak organisasi mulai mempertimbangkan model pengadaan mana yang paling cocok untuk struktur mereka: terpusat, terdesentralisasi, atau kombinasi keduanya.
Apa yang Salah Jika Model Pengadaan Tidak Tepat?
Masalah utama yang muncul biasanya bukan karena satu model lebih baik dari yang lain, tetapi karena model tersebut tidak sesuai dengan karakter perusahaan, atau tidak dikelola dengan disiplin yang memadai.
Berikut ini beberapa masalah nyata yang sering muncul:
A. Pada Model Pengadaan Terpusat
Ketika seluruh kebutuhan harus disetujui atau dipesan melalui kantor pusat, beberapa kendala umum mulai muncul:
| Permasalahan | Penjelasan Singkat |
| Bottleneck proses | Approval berlapis membuat lead time semakin lama |
| Respon lambat untuk kebutuhan mendadak | Unit lapangan sulit bergerak karena harus menunggu persetujuan pusat |
| Ketergantungan pada tim kecil | Banyak permintaan menumpuk → tim pusat kewalahan |
| Kurangnya pemahaman konteks lapangan | Pusat tidak selalu memahami urgensi unit proyek/manufaktur |
| Dampak | Keterlambatan proyek, downtime produksi, biaya tambahan |
B. Pada Model Pengadaan Terdesentralisasi
Di sisi lain, model desentralisasi membawa risiko berbeda:
| Permasalahan | Penjelasan Singkat |
| Tidak ada standar kualitas | Tiap cabang pakai vendor berbeda → hasil tidak konsisten |
| Harga lebih tinggi | Tidak ada volume contract atau negosiasi terpusat |
| Risiko barang non-legal | Vendor tidak tersertifikasi atau tidak sesuai regulasi |
| Inconsistency antar cabang | Barang “sama” tapi kualitas berbeda antara cabang A dan B |
| Inventaris sulit diaudit | Data tersebar di banyak unit → laporan tidak terintegrasi |
| Dampak | Pemborosan besar dan masalah kualitas di seluruh jaringan perusahaan |
C. Pada Model Hybrid yang Dikelola Buruk
Model hybrid seharusnya solusi terbaik, namun jika dilakukan tanpa sistem yang jelas, masalah yang muncul bisa justru gabungan dari dua model:
| Permasalahan | Penjelasan Singkat |
| Kontrol pusat tidak berjalan | Aturan dibuat, tapi eksekusi tidak tegas |
| Cabang merasa dibatasi | Namun pusat tidak memberi dukungan cepat |
| Ambiguitas wewenang | Tidak jelas siapa memutuskan apa |
| Dampak | Perusahaan justru kena gabungan problem terpusat & desentral |
Apa Dampaknya Jika Pengadaan Tidak Dikelola Baik?
Jika masalah pengadaan tidak ditangani dengan tepat, dampaknya tidak hanya terasa di level administratif, melainkan juga langsung memengaruhi operasional harian dan stabilitas bisnis.
A. Dampak pada Operasional: Keterlambatan yang Mahal
Tanpa barang yang tepat waktu, divisi operasional bisa terhenti. Proyek konstruksi tertunda, mesin produksi berhenti bekerja, atau aktivitas gudang tidak bisa berjalan sempurna. Keterlambatan ini menghasilkan biaya tidak langsung berupa overtime, penalty contract, atau penurunan output.
B. Dampak pada Keuangan: Pemborosan Tak Terlihat
Pembelian yang tidak distandarisasi atau harga yang tidak negosiatif membuat perusahaan:
- membayar lebih mahal untuk barang yang sama,
- mengganti barang lebih cepat karena kualitasnya buruk,
- membuang anggaran untuk stok yang berlebihan atau tidak digunakan.
Dalam skala tahunan, pemborosan ini bisa sangat signifikan.
C. Dampak pada Keamanan & Kepatuhan
Banyak industri mensyaratkan produk dengan izin resmi, standar tertentu, atau sertifikasi. Jika cabang membeli barang tanpa mengecek legalitas vendor, perusahaan berisiko:
- melanggar aturan K3 atau regulasi industri,
- menghadapi audit compliance yang buruk,
- menyebabkan kecelakaan kerja karena barang tidak sesuai standar.
Ini adalah risiko reputasi yang bisa berdampak panjang.
D. Dampak pada Manajemen Risiko & Reputasi
Ketidakandalan supplier, kualitas produk yang tidak konsisten, atau pengadaan yang tidak terdokumentasi dapat membuat perusahaan kesulitan menghadapi audit, tender, maupun evaluasi kualitas internal.
Dampak yang begitu besar tersebut menegaskan bahwa perusahaan membutuhkan model pengadaan yang tidak hanya efisien, tetapi juga adaptif serta mampu menjaga konsistensi kualitas barang di seluruh unit.
Model Pengadaan Seperti Apa yang Efektif?
Di tahap ini, banyak perusahaan mulai mempertimbangkan bahwa mereka membutuhkan model pengadaan yang:
- efisien,
- standar kualitasnya konsisten,
- responnya cepat,
- fleksibel untuk setiap unit bisnis,
- mendukung pertumbuhan perusahaan,
- bebas dari risiko legal atau kualitas barang,
- dan didukung oleh vendor yang dapat melayani secara nasional.
Mari kita bahas kelebihan dan kekurangan masing-masing model, serta kapan model itu cocok digunakan.
Kelebihan & Kekurangan Pengadaan Terpusat
Kelebihan
- Harga lebih murah berkat volume contract Pembelian dalam jumlah besar membuat perusahaan mendapatkan harga grosir dan diskon jangka panjang.
- Kualitas barang terstandarisasi Vendor dipilih langsung oleh kantor pusat sehingga kualitas semua unit menjadi konsisten.
- Kemudahan audit dan kontrol risiko Seluruh data pembelian tersimpan rapi dalam satu sistem, memudahkan audit dan compliance.
- Hubungan pemasok lebih kuat Vendor akan lebih memperhatikan perusahaan yang melakukan pembelian skala besar.
Kekurangan
- Lead time lebih lama Hal ini terjadi karena approval dan pemesanan harus melalui pusat.
- Ketergantungan tinggi pada satu tim procurement Bila tim pusat overload, semua cabang akan terdampak.
- Kurang responsif terhadap kebutuhan mendadak Misalnya kebutuhan peralatan darurat di lapangan.
- Risiko tidak memahami konteks lapangan Pusat tidak selalu mengetahui kondisi spesifik tiap cabang.
Kelebihan & Kekurangan Pengadaan Terdesentralisasi
Kelebihan
- Lebih cepat Cabang dapat langsung membeli barang sesuai kebutuhan.
- Responsif terhadap situasi lokal Ideal untuk unit dengan kebutuhan yang berubah cepat.
- Tidak menunggu approval panjang Cocok untuk operasional lapangan atau proyek.
- Pengadaan bisa lebih kreatif dan adaptif Cabang dapat mencari alternatif vendor terdekat yang lebih efisien secara logistik.
Kekurangan
- Harga sering lebih mahal Tidak ada volume discount.
- Kualitas barang tidak konsisten Setiap unit bisa mendapatkan barang kualitas berbeda.
- Risiko membeli barang non-legal Cabang kadang memilih vendor yang tidak tersertifikasi.
- Administrasi berantakan & sulit diaudit Kondisi ini terjadi akibat dokumentasi yang tersebar.
Model Hybrid: Solusi yang Semakin Populer
Model hybrid menggabungkan keunggulan dua model:
- Vendor dan standar ditentukan pusat
- Pembelian tertentu bisa dilakukan cabang
Dengan konsep ini, perusahaan mendapatkan:
- konsistensi kualitas,
- efisiensi harga,
- tetapi juga kecepatan respons operasional.
Banyak perusahaan nasional kini mengadopsi model ini karena terbukti lebih adaptif menghadapi dinamika bisnis.
Dalam model hybrid, perusahaan membutuhkan vendor yang mampu menyediakan standar kualitas konsisten di seluruh cabang. Di sinilah FBIndustries hadir melalui model hybrid procurement yang menggabungkan kecepatan distribusi cabang dan kontrol kualitas terpusat.
Mengapa FBIndustries Menjadi Mitra Ideal untuk Model Terpusat, Terdesentralisasi, dan Hybrid?
FBIndustries telah melayani ribuan perusahaan di Indonesia melalui jaringan distribusi nasional. Dukungan ini meliputi:
FBIndustries memastikan setiap cabang perusahaan mendapatkan barang dengan kualitas yang sama, karena seluruh produk sudah melalui standarisasi SKU nasional. Dengan stok besar dan distribusi cepat, perusahaan dapat mengurangi downtime operasional hingga 40%.
FBIndustries menyediakan:
- Produk terstandarisasi dan legal
- Seluruh produk industri—mulai dari peralatan keselamatan (PPE), spare part, bahan abrasif, alat teknik, dan berbagai item maintenance (MRO)—dipastikan memiliki legalitas lengkap dan sesuai standar industri.
- Stok luas & pengiriman cepat ke seluruh Indonesia
- Distribusi yang efisien memungkinkan setiap cabang menerima barang lebih cepat, penting bagi perusahaan terdesentralisasi maupun hybrid.
- Dukungan volume contract & pembelian cabang
- FBIndustries dapat menangani pembelian besar untuk kantor pusat, sekaligus memfasilitasi pembelian satuan untuk cabang.
- Konsultasi teknis dan spesifikasi produk
- Tim kami siap membantu perusahaan menentukan spesifikasi barang yang tepat dan memberikan rekomendasi vendor terbaik.
- Sistem transparan & terdokumentasi rapi (memudahkan audit)
- Setiap transaksi terdokumentasi dengan baik, memudahkan audit dan memastikan akurasi data.
Dengan keunggulan tersebut, FBIndustries dapat menjadi mitra pengadaan yang mendukung berbagai model procurement di berbagai skala bisnis. Selain itu, perusahaan juga menyediakan platform ProcureEasehttps://store.fajarbenua.co.id/procure-ease sebagai sistem pengadaan online yang membantu memastikan proses purchasing menjadi lebih transparan dan terkendali.
Kesimpulan: Pilih Model yang Sesuai, dan Pilih Vendor yang Tepat
Baik model terpusat, terdesentralisasi, maupun hybrid, semuanya memiliki kelebihan masing-masing. Pilihan terbaik bergantung pada:
- ukuran perusahaan,
- persebaran cabang,
- kompleksitas rantai pasok,
- kebutuhan operasional,
- dan kemampuan koordinasi antar-unit.
Namun apa pun model yang dipilih, Anda membutuhkan partner pengadaan yang dapat menjamin kualitas, mengirim ke seluruh Indonesia, dan memberikan harga yang kompetitif.
FBIndustries memenuhi semua kriteria tersebut.
Call to Action (CTA)
Untuk melihat lebih banyak produk berkualitas industri, silakan kunjungi katalog lengkap kami: 👉🏻 https://store.fajarbenua.co.id
Jika Anda ingin membaca artikel lain tentang pengadaan, manajemen risiko, dan supply chain, kunjungi blog kami di: 👉🏻 https://store.fajarbenua.co.id/blog
FBIndustries siap menjadi mitra pengadaan terpercaya bagi perusahaan Anda.
Newsletter
Enter your email address to join Newsletter Fajar Benua Store
